做好综合办公室管理工作的几点思考

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收藏于 : 2022-09-23 07:18   被转藏 : 1       转藏到我的文章库

  摘 要:综合办公室是为公司各部门提供管理服务等多项职能的综合性部门,在实际生产经营工作中发挥着上传下达,统筹管理的纽带作用。在新的形势下,如何进一步转变工作作风,改进工作方式,提高管理和服务质量,是对当前企业综合办公室管理工作提出的新要求。
关键词:综合管理;办公室
综合办公室是为公司各部门提供管理服务等多项职能的综合性部门,在实际生产经营工作中发挥着上传下达,统筹管理的纽带作用。先进的综合管理水平,是整个组织的润滑剂。综合办公室的管理水平,直接关系到整体工作是否能够全面落实,以及组织中各部门是否能够有效协调、长远发展。随着社会经济的发展,社会各部门管理水平不断提升,针对不同的组织特征,办公室综合管理工作已经逐渐形成相应体系。总体而言,综合办公室管理工作在企业中起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。在新的形势下,如何进一步转变工作作风,改进工作方式,提高管理和服务质量,是对当前企业综合办公室管理工作提出的新要求。
一、综合办公室工作的主要特征
(1)枢纽部门。沟通工作是综合办公室的一项主要工作。很多时候需要将信息归集,经过加工后再有指向性的向其他组织或部门传递。对外,综合办公室是一个组织的窗口,负责来访接待、上传下达;对内,是一个协调器,负责统一协调组织内部各个部门之间、领导之间的工作。作为一个枢纽部门,综合办公室需要在多层次、跨部门之间进行沟通往来,从而提升组织的工作效率。
(2)督办部门。综合办公室承担着组织内部的公文处理、政务信息、机要保密等工作,通过这些工作,建立与各个部门的信息往来。综合办公室通过对收发文的集中管理,对各项工作进度进行管控,进而发挥督办作用,可以有效推动各项工作顺利落实。
(3)服务部门。综合办公室负责组织内部后勤保障管理工作,大到办公场所,小到笔墨纸砚,任何一个环节出了疏漏都会影响工作正常开展,工作中突发事件多,面对的情况复杂。做好服务工作,可以保证组织内各项工作顺利开展。
(4)参谋部门。综合办公室需要为组织内部领导提供信息参考和决策建议。综合办公室需要为领导安排日程,要在关键节点提醒领导,要站在领导的层面,以领导的视觉去深入了解工作,充当决策助手的角色。从而帮助领导做出科学的决策。
二、新形势下综合管理工作面临的问题
随着现代企业制度的建立,工作内容逐渐丰富,管理模式不断创新,工具日益升级,手段日趋优化,陈旧的综合管理方式方法必将面临新的挑战,只有认清问题与困难,不断进行自我改进和升级,才能充分发挥作用,适应组织建设。笔者结合自身十几年的综合办公室管理工作经验,总结出目前综合办公室主要存在以下几方面问题:
(1)管理体制相对滞后。体制是管理的准绳,体现着管理思想。综合管理,往往因为事务性工作繁重而忽视体制创新,导致体制革新滞后。综合管理体制,应当随着综合管理工作内容的拓展而不断优化,而实际中综合管理体制却受惯性思维影响,往往墨守成规,造成面对新生事物无从下手,处理不当,影响整个系统的工作效率。
(2)信息传递效率低。综合办公室工作内容很大程度上是信息传递过程。受传统思想及管理体制影响,信息传递过程中往往出现不及时、不准确的现象。甚至虽然采用了现代信息化的设备,但是由于层级过多,或者传递过程中仍然过分依赖于传统的纸质文件传送,导致时效性和准确性都无法满足管理需要。
(3)人员素质相对偏低。传统观念认为,综合办公室从业人员专业要求不高。因此,人员配备相对素质较低。很多的工作人员认为自己所从事的工作无法直接体现组织效能,认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行,长此以往就丧失了工作的思考能力,不去主动思考工作应该如何改进,缺乏自己工作规划和目标。对综合办公室机构职能定位的缺失导致从业人员对个人岗位也缺乏正确评估,简单认为办公室是机关中枢,是指挥机构,什么都作单方面决定,这种观点是错误的。认识不到综合办公室所处理的繁杂事务关系到机构的发展,导致无法处理好一些细小繁杂的事,职责定位不准。这些都很可能对整个组织产生消极的影响。
三、提升综合办公室管理水平的建议
(1)处理好两个关系:即政务和事物的关系、全局与局部的关系。政务和事物是综合办公室工作的两条腿,政务工作主要包括决策参谋、调查研究、政务信息、督促检查、档案保密等,事务工作主要是行政后勤工作,诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。事务工作是搞好政务工作乃至其他工作的先决保障条件,不能重政务而轻事物。办公室工作的主要性质在于服务,“服从大局,服务大局”是服务的思想准绳。当局部工作与全局工作发生矛盾的时候,就应自觉地做到局部服从全局。同时也要尽力做好局部工作,因为局部工作是做好全局工作的基础和前提。
(2)建立完善的管理制度体系。要让综合办公室工作向制度化、标准化、流程化、科学化的方向发展,加强对日常工作的规范,做到以制度管理,按流程办事,在工作中避免一事一议,要做到有理可循,有据可依。加强责任管理,每一项工作落实到具体岗位,即使人员变更,入职人员也能清楚掌握岗位职责,不缺位,不越位。
(3)要构建有效的沟通体制,某种程度而言,综合办公室的管理效率就是信息传递效率,要借助先进的信息传递工具,加强对信息传递系统的建立与完善,提高信息传递的效率, 同时保证信息传递的准确性,实现各层次之间信息的有效传递,促进办公室综合管理水平与效率的提高。
(4)提高参与决策的能力,做好领导参谋助手。综合办公室从业人员要不断加强政治意识、责任意识,工作中要发挥主动性、预见性、创造性,培养政策理论素养,提升业务工作能力,为领导出谋划策、查漏补缺。要培养全局意识,能够以全局战略的视角和高度,思考那些影响企业战略、体现核心价值观的事物上,精力更多的放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上。工作中要掌握组织整体战略重点,围绕重点开展工作。努力做到对外加强联系,搞好协调,对内加强管理,做好服务。
(5)打造一支有奉献意识的战斗团队。综合办公室的工作一大特点是繁琐,这就要求综合办公室的从业人员要培养无私的奉献意识。综合办公室的工作起着枢纽的作用,这就要求工作人员对于上级的指示要严格的执行,从而能够带动其他部门的工作,保证有效落实,最终能够促进整个组织的协调发展。在整个沟通协调过程中,就需要耗费大量的时间精力去与各个部门交流,办公室所具备的奉献意识能够使得他们在“大家”和“小家”做出一个正确的选择,从而使得单位内部的各个部门都能够学习这种精神,营造出一个良好的文化氛围。
营造高效率的综合办公室管理思路是一种与时俱进的,适应时代发展的先进管理思路。通过优化升级综合管理体制,可以极大地促进工作人员的工作积极性,促进综合管理工作有效开展,职能充分发挥。通过高效率的综合管理能够实现提高综合管理工作能力,提升整体办事效率,推动整个组织工作效率迈上新台阶。
参考文献:
[1] 林安胜.浅谈国有企业办公室管理工作的重要性[J].技术与市场,2013(9).
[2] 刘育光.新形势下办公室管理的创新研究.办公室业务,2014(2).
[3] 孙茜波.浅谈怎样做好办公室的综合管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010(8).  
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