费 用 报 销 管 理 制 度
一、总则
1. 为保证公司财务支出、报销工作的规范化、合法化和高效率，根据公司业务开展的实际情况，特制定本规定。
2. 审批是对请示发表终极意见的行为。审批签字是通过签字的方式同意执行。审批人有批准和拒绝的权利，同时承担相应的责任。费用审批签字是对各种费用的合理性进行逐级审核确认，以明确责任。
3．费用签字审批权限的总体原则是：公司发生的所有费用由部门主管、财务主管、总经理审批后方可报销。严禁下属代办，本人审批现象。 （如各级签批人因公出差不方便签批，可指定代签人在其出差期间执行相关权限）
二、借款和报销实施管理细则
（一）借款管理制度
1、借款的程序
（注：一般情况下，个人借款不得超过本人月工资额,个人原因借款另行规定）
2、借款的要求
1） 借款人必须用签字笔认真填写“借款单”诸项内容，借款用途清楚明了，购买物品借款注明单价、数量、金额，差旅费注明前往地区、期限，并须提前两个工作日交至财务部以准备资金，如有附件必须连同借款单粘贴在一起交给财务部。
2） 除周转金外，各项借款应在7天之内报销清账（差旅费以返回日期计算），前账不清，后账不借；如1个月内尚未清账，则会在受款人当月工资中将借支款直接予以扣除。
（二）费用报销流程及管理制度
1、费用报销审批流程及相关时间规定
1）公司非固定费用需事先申请，具体流程如下：
申请人填写请购单 → 部门主管审批→ 总经理审批.
2）请款流程（公司固定支出、个人费用报销直接请款）
请款人填写报销请款表 → 部门主管审批 → 财务部主管审批 → 总经理审批
* 固定支出主要包括：1）日常公用事业费；2）公司的维修费用；3）已与公司签订了合同的供应商/客户的固定费用。
3）报销单据选择说明：以公司银行基本户支付费用的，填写“付款申请单”，其他方式支付费用的，填写“费用报销单”或者“付款申请单”。
4）时间规定：（适用于个人费用报销，公司费用单据可随时递交。）
4-1）收报销单时间：个人费用报销单不定期收单；
4-2）支付时间：财务审核、总经理批准后，出纳根据实际情况支付。
2、费用报销相关要求
1）公司不设专职贴票和填制报销单人员，由各部门员自行负责贴票、申报。2）报销时尽量使用税务局统一印制的正式发票（有税务局监制章），发票类别正确。确实无法取得相关业务发票的，应首先向财务部说明情况，再以其他收款收据替代。
3）发票或收款收据内容填写齐全。内容包括：单位名称、日期、项目内容、大写金额、小写金额、开票人、财务专用章（或发票专用章）等。尤其收取定额发票时，一定要有开票日期。
4）发票不能提供明确内容的需提供明细清单，如办公用品、低值易耗品等。
5）发票不缺不破，没有涂改痕迹，财务部拒收假发票。
6）各人报销各自费用，不得代申请以免重复报销。
7）发票及报销单据都不允许涂改，特别是金额。
8）当月费用应尽量在当月报销，公司另有规定的除外。
3、费用报销细则及管理制度
1）市内交通费(业务员出差报销另行规定)
1-1）因公乘坐地铁、公交，实报实销；
1-2）员工报销车费列明外出公干时间、地点、交通工具及费用；特殊情况需要乘坐的士的需提前向总经理申请。
2）差旅费
2-1） 审批原则：
2-2） 报销规定：
3）电话费
3-1）销售部业务人员可申请每月电话费津贴，须经总经办签批。
3-2）若因工作调整，批准报销话费的员工不再需要经常因公联络，则停止享受话费津贴。
4）运输费
4-1）对于日常零散送货运费，由经手人填写《运输费用明细表》列明表内相关内容。经部门主管批签后填写《费用报销单》交财务部报销。对于月结方式运费，由经手人复核确认，经部门主管批签后填写《付款申请单》交财务部报销。
4-2）签订的运输协议要报备财务部批核并要求运输单位（或个人）提供结算帐号（或个人储蓄帐号），财务部将运费直接汇至该单位或个人。
5）快递费
我司与快递公司实行月结制，员工须经部门指定人员批核后方可将快递件交销售部。销售部每月把快递单与寄件登记表核对无误后申请费用。我司收到的到付邮件由收件人填写《费用报销单》申请付款，填明付款理由。
6）交际应酬费
原则上除了得到总经理同意，否则一律不能报销该费用。事前应先向部门主管或总经理申请批准。总经理批准报销该费用时，须填写《费用报销单》列明时间、地点、人物、事由等内容，否则不予报销。
9）广告费
有关部门事前做好书面计划，交予财务部审核，报总经理审批。
10）五金/文具/电脑耗材等物料申请报销流程
具体包括：五金维修配件/文具/办公用品等耗材费(预算范围內)均可采取以下之报销流程
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申购人填写“申购单”，需注明购买的具体原因/数量/使用部门 |
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部门主管签字 |
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转至行政部，由其相关部门购买 |
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结款时，经手人填写《付款申请单》，需附上：送货单（签收单）+正式税务发票（或收据）+申购单
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部门主管、财务部、总经理审批 |
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出纳根据付款凭证支付款项 |
10-1）行政部设置办公用品领用明细台帐；
10-2）行政部请款时需提供的资料包括：
A、物料/费用的申购批件；
B、正规的税务发票；
C、购买物料的具体清单及签收原件；
如果购买的数量或单价与申购数存在差异，相关部门需对此作出解释，购买价格明显不合理的，财务部将根据市场价格予以报销，超出部分由经手人承担。
（三）、固定资产的管理和报销
A. 固定资产标准
固定资产是指适用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具、办公、经营用设备、家具、工具等，且单位价值在2000元（含2000元）以上的应作为固定资产。
B． 固定资产的购入、领用和管理。
1、固定资产的申购流程同物料申购流程；
2、采购非常规固定资产须写出书面说明，报有关部门审批。购入时要有行政部验收资产的清单、使用部门、使用人及资产管理编号。
3、固定资产报废时行政部必须写出报废报告，需拍摄报废物品照片，并由总经理审批。
4、财务部对固定资产进行明细核算，每半年或一年会同各部门进行固定资产/行政用品盘点工作；
5、行政部要建立固定资产卡片/行政用品台账管理制度，对固定资产/行政用品进行经常性的保养并维护其安全与完整；
6、固定资产如有损坏或丢失现象，由责任人负责，公司将酌情追究其责任。
三、此规定与前期公司费用报销规定有冲突之处，以此规定为准；此规定未涉及事项，以公司前报销规定为准。
四、此规定从公布之日起执行
2013.5.1
