有哪些技巧可以提高PPT的制作速度?

青菜萝卜

收藏于 : 2022-01-15 10:21   被转藏 : 1       转藏到我的文章库

谢邀!

我是名咨询顾问,从事管理咨询10多年,我每天的主要工作就是和客户沟通,然后做PPT汇报,下面是我的一些小技巧和经验,可以大幅提高PPT的制造效率。如觉得对你有用,请顺手点赞、转发。

掌握下面的3个方法,PPT的制作速度可以提高60%以上。

一、先用思维导图搭框架,可迅速完成PPT主逻辑结构,从而提高效率

我一般是先用思维导图,将要汇报的内容搭好框架,关键内容画好图形,然后以模板的形式导出到PPT中,这样一下子就讲要讲的内容全部转为PPT了,接下来就只需要对每页片子进行美化了,这也是我一直和朋友推荐思维导图的原因。

二、如何用思维导图搭建PPT的框架和逻辑?

1、要明确PPT要汇报什么内容,达到什么目标。

一句话,结论先行:先从目标出发,将目标转化为各级主题,然后提供论据支撑。

  • 梳理一级主题,然后寻找观点支撑。

  • 少扯主题无关的内容,某个主题至少3个观点,每个观点至少3个论据。

  • 不要做鲁迅先生笔下的祥林嫂,看似说了一大通,实在大部分是废话,这样画出的思维导图,没有什么营养。

2、明确汇报内容的主线、逻辑、主次感关系和其后一致

逻辑可以按重要紧急原则来梳理,又重要又紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急,然后将PPT要表达的内容四个维度进行逻辑推理,画出思维导图,工具推荐,Mindmanager,工具最大的好处是和office无缝集成,可以相互导入导出,支持word、excel、project等。

3、将思维导图文件。

将画好的思维导图导出到PPT中,方法,在mindmanager中,另存为,选择PPT即可,然后进行美化。

三、掌握PPT效率优化和美化小技巧经验,可事半功倍


从PPT中批量提取图片

简单,修改文件扩展名,将PPT文件的扩展名从'.pptx'修改为'.rar',然后将rar解压缩,依次打开ppt、media文件夹,全部图片、音频、视频都在这里。

神奇的F4

Office中,最神奇的快捷键就是F4了,它是复制上一步的操作,比如上一步是设置字体颜色为红色,选中一段文字后按F4,这段文字的颜色就变成红色了。

幻灯片分组【分节】

幻灯片分组在PPT叫分节,相当于文件夹,将不同的主题内容统一到一个分节,这样可以一个主题一个主题的修改,也利用多人同时制作一个PPT【该功能需在office2010以上的版本才可以使用】。

方法:在要分组的幻灯片上方右键,选择新增节,就实现分组了。

文本转化成SmartArt图

将光标移动到文本框内部,右键,选择转换为SmartArt。

批量导入图片

如何将一堆图片做成PPT图册?

不用一页一页的创建幻灯片、插入图片,可以使用相册批量导入功能。

设置默认文本框

设置默认文本框,就是将文本框的字体、字号、效果等进行设置,这样以后插入的文本框都是统一的效果。

方法:选中右键,设置为默认文本框。

替换字体

有些字体不好看,需要进行替换,可以将整个PPT的中的用到的字体进行替换,比如将word中常用的宋体一次性替换为PPT中常用的微软雅黑。

提高PPT撤销步数

PPT默认的撤销步数是20步,为了安全,可以设置大一些,这样过程中发现错误,可以一直回撤。

方法:依次点击文件 - 选项 - 高级 - 撤销步数 。

幻灯片隐藏

有些内容对于作者有用,但在放映时候又用不到,我们可以先隐藏。

再比如,和不同的领导汇报,要汇报不同的内容,只需要在汇报前将不影响的内容隐藏即可。

方法:选中要隐藏的幻灯片,右键,在弹出的菜单中选择'隐藏幻灯片'。

神奇的动画刷

格式刷,我们都不陌生,但动画刷可以将一个对象上的动画效果复制到另外一个对象上。

方法:使用方法同格式刷。

小提示:同格式刷一样,单击刷子时,只能刷一次。但双击时,可以刷无数次

一键禁止动画

如果因为演讲时间等原因需要取消动画效果,可以一键删除所有动画效果

方法: 幻灯片反映 - 设置幻灯片放映 - 反映时不加动画。

取色器(吸管)

我们可以通过取色器快速提取图片和形状的颜色。

一键对齐对象

方法:选中多个对象,格式 -- 对齐 ,选择对齐方式。

删除图片背景

选择的图有背景,就像在新衣服上打了一个补丁一样难看,可以使用PPT的 设置透明色功能解决。



10年外资公司管理咨询顾问,职场技能(PPT汇报、逻辑思维、沟通表达)掰开揉碎,讲给您听,欢迎关注我的头条号,一起加速成长,成为一名优秀的职场精英,有任何建议,你也可在评论区留言。

文章点评
相关文章
青菜萝卜 关注

文章收藏:3710

TA的最新收藏
藏友最新收藏
好网角移动端
好网角APP
手机一键收藏