应付账款管理制度(2018年)

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为了管理好公司的应付账款,并为资金周转计划作好准备需要制定并实施相应的管理制度,今天为你整理了2018年企业应付账款管理制度范文。

一、目的

1、规范采购操作步骤和方法,确保采购的质量和采购要求的适用性,符合公司整体的日常管理规定要求。

2、规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求,规范应付账款管理工作,防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。

二、适用范围本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产(不含公司长期代理产品)等采购的控制。

三、定义

1、供应商:是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

2、抽货检验标准:此标准是对采购物品进行检验的参照标准,由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

3、货物检验报告:是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

4、无票应付款:采购货物的所有权已经转移至本公司,但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务部时,应将无票应付款转入应付账款。公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款。

四、物资采购报销流程

1、物资采购前要由用料申请人先填写采购计划,“采购计划表”经部门领导签字同意后,交与采购人员,采购人员制作“采购定单”并进行采购。

2、凡购进物料、工具用具,尤其是定制品,采购者应坚持先取样品,征得使用部门及领导同意后,方可进行采购或定制。

3、物资采购返回单位,须经物资使用部门(库房管理人员)核实、验收签字,出具“入库单”。

4、物资采购报销必须以发票为据,不准出现白条报销。

5、物资采购前,预借物资款,必须经财务主管领导签字批准方可借款,执行借款流程;物资采购完毕,需及时报销。

6、物资采购报销须填写报销单,执行费用报销流程。

7、凡不按上述规定采购者,财务部以及各业务部门的财务人员,应一律拒绝支付。

五、应付账款入账程序

(一)、有票应付款

1、财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单进行审核,即“三单符合”审核。

2、三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。

3、务部业务人员在“三单符合”审核后,制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。

4、有关部门对合同、订单的修改原件,应及时传递到财务部。

(二)无票应付款

1、仓库管理员在收到供应商的合格来货(经检验合格)后,填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。

2、财务部核对每一张入库单,确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。

3、对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款,财务部应及时与采购部联系并跟踪。

(三)应付账款

1、供货方开来发票,从无票应付款转入应付账款时,必须经过“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后,方可将无票应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。

2、财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时,应立即通知商务部和物流部门。商务部应及时与供应商联系处理,并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录,并定期跟踪和向财务经理或财务经理汇报。

3、对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告,情节严重的,要考虑给予处罚或更换。

4、生产部门应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部,财务部应于当月据之调整应付账款。

5、任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。

6、更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料,并经过财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。

六应付账款账龄分析

1、财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析,并分析资金安排和使用的合理性。

2、财务部每月打印出有借方余额的应付账款,并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决,并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款,财务部应向财务经理和总经理作书面汇报。

七、对账

1、财务部每月应核对应付账款总账与明细账,对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目,财务部应会同商务部采购人员进行调查,并经财务经理书面批准后及时处理。

2、财务部每年至少获得一次供应商对账单,对发现的差异应及时与供应商联系解决。

1、目的

为了管理好公司的应付账款,并为资金周转计划作好准备。

2、适用范围

本文件适用于公司付款的全部过程。

3、引用文件

无。

4、定义

4.1现结:就是货到验收后付款,付清当批款项。

4.2批结:就是指收到第一批货物验收合格后进仓暂时不办理付款,等采购第二批货物到货时验收合格后进仓结清第一批款项。

4.3月结:就是本月发生的应付账款下月在规定的时间付款。

5、职责

由财务部负责执行,采购部给予积极配合。

6、内容

6.1现结:

6.1.1采购部必须在货到前三天以联络单的方式通知财务所需付款项的金额。

6.1.2货到时采购部通知仓管员(填写报检单,指原材料)按《采购管理程序》和《仓库管理办法》执行。

6.1.3采购核对好进仓数量、单价填写《支付证明单》,交部门经理签字,交财务部复核(复核单据是否齐全、单据是否有效等),副总签字、总经理批准。

6.1.4出纳核对金额后办理付款。

6.2批结:

6.2.1采购部在第二批货物到货的前三天通知财务第一批货款所付的金额。

6.2.2货到时采购部通知仓管员(填写报检单,指原材料),按《采购管理程序》和《仓库管理办法》执行。

6.2.3采购与财务核对好第一批进货数量、单价填写《支付申请单》,交部门经理签字,交财务部复核(复核单据是否齐全、单据是否有效等),副总签字、总经理批准。

6.2.4出纳核对金额后办理付款。

6.3月结:

6.3.1每月5号前客户传上月对账单,10号前财务核对后,并经财务经理审核确认无误后,回传给供应厂商。

6.3.2经双方共同确认无误后为实际应付账款。

6.3.3采购部于每月23号前作好应付账款计划申请,经财务经理、总经理批准后,填写好付款通知单及《应付账款明细表》,明细表交出纳一份,一份作通知供应厂商依据。

6.3.4付款时间为两天(25、26号),若厂商不在规定的时间结款,以后不给予办理,必须等到下月的付款时间才能结款。

6.3.5确认付款金额后财务在25号前填写所有安排付款厂商的《支付证明单》。

6.3.6出纳付款时必须有本单位的付款通知单、《支付证明单》与付款计划明细表相符,付款通知单必须有财务经理、总经理签字、并且有厂商收据或者发票同时盖有厂商公章,方可付款或转帐,否则出纳有权拒绝付款或转帐。

6.4其它报销参照6.1现结程序执行.

7、附件

7.《支付申请单》

第1条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第2条应付账款必须由财务部应付账款会计管理

1、应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。

2、按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款,以保证采购付款内部控制的有效实施。

第3条应付账款的确认和计量应真实和可靠

1、应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

2、应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第4条应付账款必须及时登记到应付账款账簿

1、应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

2、应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算,在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第5条及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后,应该及时冲抵预付账款。

第6条正确确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录,以确定实际支付的款项。

第7条应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付,经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。

第8条应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并相互核对,出现差异时,应编制调节表进行调节。

第9条应付账款的检查

1、财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对,若有差异应查明差异产生的原因。

2、如果追查结果表明无会计记录错误,则应及时与债权人取得联系,以便调整差异。

3、财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单,并进行核对、调节工作。

第10条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核,由财务总监和总裁按权限批准。

第11条财务部设置应付票据账簿,并认真做好应付票据的核算工作,票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第12条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第13条财务部应该定期核对应付票据,并复核票据的利息核算。

第14条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第15条应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

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