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企业管理分为两大管理系统，一为生产经营管理体系。包括生产、供应、销售、技术开发、售后服务等。二为企业行政管理系统。两者互为补充，缺一不可。企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由人事、行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业各个部门，是一个完整的系统、网络。企业要发展、要做大做强，行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比润滑油，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。可谓是企业的“上层建筑”。可见行政管理对企业是多么的重要，但要做到、做好这些，必须要靠一个管理群体来完成，当然这个管理群体还必须有一名能带领、指挥、协调的领头人，他就是企业负责行政管理的副总经理。企业这么一个“重量级”管理职位应该具备什么样的素质呢？我个人认为一个企业的行政副总经理应该具备五大素质。即：忠诚与道德素质、观念与思维素质、能力与知识素质、身体与心里素质、作风与精神素质。 一、忠诚与道德素质，忠诚素质是企业行政副总最为重要的素质，甚至可以说是第一素质。古今中外，没有哪一个企业、哪一个公司不看中企业管理人员对企业、公司的忠诚。一个优秀的行政领导者的忠诚素养主要表现在：1．忠诚不等于顺从，一方面要坚定的执行董事会及总经理做出的决策，另一方面发现公司决策不合理或可能给公司、企业造成失误、损失，要敢于仗义执言。2．要有 “全心全意为公司服务”的思想、具备公司利益高于一切、公司利益是第一利益、与公司共存亡的境界，做到“先企业之忧而忧、后企业之乐而乐”。3、厚德载物，为人光明正大，不阳奉阴违、吹拍逢迎。求真务实，讲求诚信；不弄虚作假；无论对内，对外，对上，对下，都能以诚相待，表里如一，讲真话，办实事。作为一行政副总不管是在工作方面，还是在生活方面都要严格要求自己，经常以“自重、自省、自警、自励”来检讨自己，有才无德是“危险品”。在工作方面，关心下属、耐心指导下级的各项工作，即交工作、又教方法。 二、观念与思路素质在行政副总的管理活动中具有先导作用。作为一名合格称职行政副总的观念是新的、前卫的，是与时俱进的。必须具备现代化的思想观念。1、战略观念。就是要具有处理问题的策略。行政副总的战略观念，就是要根据企业的发展全局和长远规划来考虑问题，安排工作。只有这样，才能处理好局部利益和整体利益、当前利益和长远利益的关系，使整个企业的行政管理工作向着既定的目标正常进行。2、时间观念。社会化大生产和商品经济的高度发展，加快了人们的工作和时间节奏，要求行政副总必须具有强烈的时间观念。时间与效率有着密切的关系。在一定条件下，完成同样任务所需要的时间越少，工作效率就越高。管理者在较少的时间内处理好日常事务，就有较多时间协助总经理思考企业的发展大计。3、效益观念。效益是企业管理活动应得的结果，也是衡量管理工作优劣的重要尺度。行政副总必须努力追求管理活动的有效性，消除一切形式主义、摆花架子、讲排场等不良的现象。 一名优秀的行政副总，他的管理工作及处理日常行政事务，思维敏捷、思路清晰。对分管的各项管理工作，提前要有完善、完整、行之有效的工作思路，没有思路的管理是盲目的管理。 三、能力与知识素质，能力是知识的发挥和运用，人的能力是多方面的，就行政副总而言，如果没有能力，再好的品德和知识也难以发挥作用，对企业再忠诚，也不堪大任。因此，行政副总不仅要具备良好的基本素质，还应具备必要的能力素质。1．正确果断的决策能力，决策是行政领导者的基本职能，决策的正确与否关系到行政管理工作的成败。行政副总对于分管的工作处于决策的核心地位，故此，这一点尤为重要。首先，应善于采集与决策有关的信息，学会运用现代化的信息技术，同时多进行调查，重视秘书辅助人员调查收集来的信息，为正确的决策打好坚定的基础。其次，在广泛的调查研究的基础上，能够善于捕捉时机，力排众议果断决策。2．良好的选才用人能力。选贤才用好人是一个优秀的行政副总必须具备的能力。市场竞争归根到底是人才的竞争，选用什么样的人才，作为行政管理者应掌握以下原则：一是坚持德才兼备，切勿求全责备。合理确立人才标准，使人人各得其所，各得其用，各尽职守。把优秀的管理、技术及其他企业有用之才，选聘到本企业，为企业做大做强发挥其技能。3．须具备较强的文字和口头表达能力，行政管理者的文字和口头表达能力是其从事行政管理活动的基本功。一位优秀的行政副总的文字、口头表达方式是最常用、最简捷的传播手段，也是上下、内外沟通思想的重要手段，行政副总经常要主持各种会议，传达会议精神，发出各项指令，因此行政副总须具备较强的口头表达能力，要能清晰明了地发布信息表达思想，而且要幽默机智、谈吐风雅、引人入胜、令人信服。4、自控、自制和处理突发事件的应变能力，行政副总在公司董事长或总经理授权下，要代表企业面对本企业员工、社会公众，因而他们在公众面前应展示一种 '公务性自我'。这就要求行政副总不管自己遇到什么困难和事情，都应具有极强的控制能力，个人的喜怒哀乐，不应影响企业的公务活动。这一点在企业对外的事务中尤为重要，在突发性事件中不能惊惶失措，要临危不惧，冷静思考，谨慎果断地决策。5、作为一名行政副总，首先要具备宽广的知识，也是提高行政管理水平的重要环节，是干好本职工作的基础，懂得和运用市场经济基本理论、现代企业管理知识和相关的法律知识，同时也要具有从事本职工作所必需的业务知识和现代领导与管理知识，成为掌握业务知识与领导知识的“双内行”，从而适应整个知识系统既高度分化又高度综合的发展趋势，做到博与专的统一。其次要有精湛的法律知识，作为行政副总一定要熟悉法律，特别是民法，行政法以及合同法等相关知识，在行政管理体制中能够熟练地运用法律手段对日常行政事务进行有效地监控。 四、身体与心理素质，1．企业行政副总要协助总经理经常处理企业各种行政事务，深入到分公司、生产第一线来了解生产经营情况，掌握第一手资料，为总经理决策提供依据，需要付出极大的体力和脑力，在应对各种纷繁复杂的行政事务中，行政副总必须与各种各样的人与事物交往，工作压力大，没有健康的身体再有能力也是不行的。要求行政副总精力旺盛，必须要有健康的体魄，健康的身体素质是行政副总不可缺少的素质。2、而心理素质主要包括气质、性格、意志等几个方面。行政副总的心理素质，要求具有敢于判断的气质，竞争开放型的性格和坚忍不拔的意志，在危险、风险、困难、突发事件等等面前需要行政副总具有敢于判断的气质和坚忍不拔的意志，缺乏这种气质，就会错失良机，因此，作为一个行政副总，更应具备这些心理素质。具体表现为敢于决断的气质。 五、作风与精神素质 一个企业管理者的作风素质直接影响到管理效益。要求企业行政副总要具备雷厉风行的做事风格，行政副总优秀的作风对企业的声誉和威望都有直接影响，对企业员工和整个企业风气的好坏，都有着极其重要的作用。良好的管理作风可以增强管理者的权威和影响力，能使分管的工作目标和意图得到群众的充分理解和认同，使下属心悦诚服，减少了权力与服从中的矛盾与摩擦，增强权威性，增大管理效能。而且还有助于人际关系的协调与和谐，加速信息和情感的传递与交流，形成强大的企业凝聚力。作风优良还可以弥补其某些管理上的不到位。对工作中存在的问题敢于“知无不言，言无不尽”，进一步提高工作的积极性和主动性。 行政副总要具备对于分管的工作敢于负责的精神。行政副总在整个企业管理中肩负一定的责任，对自己的决策及管理行为都要负责。只有这样，行政副总在行政管理活动中才能谨慎行事，减少或避免失误。万一出现失误，也要敢于正视，敢于承担，及时纠正。行政副总应具有为下属分担工作失误的勇气，这对激励工作人员的积极性会起很大作用；还必须具备勇于创新、开拓进取的精神和不怕困难、百折不挠的毅力。没有这种精神状态，行政副总就不能做出优异的成绩； 行政副总应该心胸开阔，有容人之量。俗话说：“宰相肚里能撑船。”就是说在行政管理活动中往往会听到来自下面的抱怨和不解，行政副总应该有度量，有宽容精神，本着“言者无罪、闻者足戒”的格言，从下属的怨声和怨言中检查自己的不足，以改进管理工作和作风。 行政管理包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财务管理等四大方面。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安保卫生等。那么如何做好企业行政副总的工作？ 1、从制度建设入手，常言道：没有规矩不成方圆，制定科学、高效、人性化的管理制度是管理一个企业的最有效手段之一。制度制定了，关键是抓落实，没有落实的制度，是一纸空文。在企业里要形成上下齐抓共管的局面。真正让企业全体员工从灵魂深处认识到，制度就是高压线，谁碰谁死。形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，那么，企业会发展得更快，走得更远。 2、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。 3、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与总经理沟通和与下级部门沟通。与总经理沟通主要是充分领悟总经理的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给总经理，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行总经理的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。 4、注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政副总最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家相关政策和法律规定的变化。 5、培育传播企业文化。在企业管理中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人，也就是我们通常所说的人文管理。具有企业特色、有代表性、符合企业特点的企业文化，是企业管理的“软件”。通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。企业文体的建设包括：（1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标，从而形成一个完善的团队。（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。（3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括企容、企貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等，让工作“生活化”。（4）重视人才，用企业发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。 如果把这五大方面管理思路落实到位，应该说是一名很称职的企业行政副总。 |
企业行政副总应具有的素质及能力
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